Aspectos a considerar para escoger una herramienta de BI

Juan Luis
March 13, 2020

El término BusinessIntelligence se refiere a la capacidad que puede tener un negocio de transformar información en conocimiento que sustente la toma de decisiones. En ese sentido, actualmente, las herramientas que se usan en esta área, han tomado mucha más relevancia. Especialmente, gracias al gran volumen de datos que existe en Internet y la amplia disponibilidad de marcas.

Del mismo modo, esta tendencia también se ve influenciada por la necesidad que tienen los empresarios o emprendedores de utilizar toda esa información en relación con los procedimientos que deben llevar a cabo. Además, del objetivo tecnológico que tiene cada empresa hoy en día: disminución de costos y afabilidad de su implementación en todos los ámbitos.

La BusinessIntelligence, o Inteligencia Empresarial, comprende el entendimiento del funcionamiento actual de la empresa así como la anticipación a los acontecimientos futuros. Es decir, propicia un análisis exhaustivo de las acciones que se desarrollan hoy en conjunto con la forma en la que pueden repercutir en los resultados venideros.

No obstante, a pesar de la clara utilidad que poseen las herramientas BI, muchos ponen en duda el hecho de que se trate de una inversión adecuada, tanto a nivel económico como de recurso humano.

La elección correcta de los equipos de apoyo simultáneamente con la buena definición de los requerimientos puede prevenir que se implementen estrategias no accionables y que se pierdan de vista las necesidades ya establecidas de la compañía. Por lo tanto, se puede decir que los mecanismos de Business Intelligence pueden aportar grandes mejoras al crecimiento y mantenimiento del negocio. Sin embargo, elegir la herramienta ideal es un poco complicado, considerando la gran cantidad de opciones que se encuentran en el mercado.

En base a ello, a continuación explicamos 3 características esenciales a las que debes prestar detallada atención para tomar la decisión de cuál táctica BI es la apropiada para ti.

1.    Sencillez y capacidad de fácil adaptación:

Es altamente recomendable buscar tecnologías con interfaces basadas en la simplicidad. Esto no quiere decir que sus opciones o tareas sean limitadas, sino que puedan ser fáciles de usar y que permitan que los usuarios de todos los niveles

Es decir, desde el personal de sistemas hasta un beneficiario común, puedan adaptarse a su funcionamiento.

La tendencia vigente está enfocada en implementar sistemas que no requieran extensas horas de trabajo o consultoría, teniendo en cuenta que no todas las empresas cuentan con la misma suficiencia técnica ni con el mismo nivel de capacitación o recursos.

Para ello, se aconseja evaluar a través de periodos de prueba y, si es posible, demos que muestren tanto la maniobra de la herramienta como lo que tiene para ofrecer.

2.    Fortalecer y analizar la información.

El propósito principal de la Business Intelligence es apoyar la toma de decisiones, por lo tanto, es imprescindible que trabaje con funciones alternas a solo servir como base de datos. En otras palabras, a través de ellas, cada integrante de la organización puede tener acceso a la información; pero lo ideal es que pueda generar una solución a cada área así como facilitar su trabajo y mejorar su desempeño.

Al usar una sola fuente de averiguación, se evita la información dispersa. Sin embargo, es común ver cómo las empresas solo proveen herramientas de almacenamiento de datos, por lo que sus empleados deben realizar los análisis y reportes de forma manual, lo que se puede traducir a la utilización del doble de recursos y tiempo necesarios.

Para evitarlo, existen las soluciones BI, las cuales automatizan los procesos descritos anteriormente e integran las diferentes necesidades de todos los sectores de la empresa en una sola plataforma. En estos casos, se pueden ejecutar demos de prueba que ayuden al usuario a comprender cómo actúan estos instrumentos y reconozcan el potencial que brindan.

3.  Adopción de la herramienta.

En muchas ocasiones, la inversión en una herramienta de este tipo puede ser considerada como una mala elección debido a que los usuarios o empleados no la integran correctamente a sus labores. No obstante, probablemente no se trate de una decisión no adecuada sino de la falta de aprovechamiento de un recurso.

La causa de el lo puede estar ligada a varios hechos, entre ellos están: la falta de capacitación, la resistencia al cambio e, incluso, el percibir la información o los procedimientos como poco confiables.

Con la finalidad de mejorar este detalle, se recomienda realizar métodos de legitimación en los que una figura de autoridad se encargue de explicarle al resto de los empleados todo lo relacionado a la Inteligencia Empresarial y sus elementos, de forma que favorezca la aceptación, asimilación y adaptación de los usuarios respecto alas nuevas técnicas.

En conclusión, tenemos que los 3 aspectos más importantes cuando se trata de elegir una herramienta Business Intelligence se resumen en:

-       Aprendizaje y entendimiento simple.

-       Aprovechamiento de la información y su interpretación.

-       Adopción, adaptación y confiabilidad.

De la misma manera, es significante entender que tanto la selección de un instrumento BI como el éxito de su ejecución se ven influenciado por factores internos y externos dela empresa. Igualmente, la suma de valores y normas establecidas dentro del grupo del trabajo juegan un papel esencial en ello, por lo que se debe estar consciente del poder que tiene el factor humano sobre cualquier tipo de plataforma y el alcance que pueda tener.

Los recursos e inversiones de este tipo no son buenos ni malos, por el contrario, ofrecen la posibilidad de que cada negocio se desarrolle en función de su organización y sus objetivos para poder crear soluciones referentes a lo que se necesita deforma específica. Al momento de decidir de qué manera implementar herramientas de Business Intelligence, se deben establecer las metas que busca el proyecto aunado al alcance que se busca tener. Con estos puntos en mente, además de la disposición a dedicar tiempo y esfuerzo a la creación de buenas estrategias, todo negocio puede alcanzar el triunfo.  

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